[artykuł adw. Anny Groyeckiej-Kurdybelskiej opublikowany w Rzeczpospolitej, 06.12.2019 r.]
Temat już sygnalizowałam na blogu tutaj. A ponieważ wzbudził dużo pytań,postanowiłam napisać o nim nieco szerzej.
Gdy nie wykonujemy wszystkich obowiązków rejestrowych w terminie
Powszechną praktyką jest, że podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS) nie składają na czas dokumentów, których złożenie jest obowiązkowe. Do najczęstszych przypadków należą sprawozdania finansowe, czy wnioski o zmianę danych osób wchodzących w skład organów (np. w przypadku zmian składu zarządu). W tym artykule skupię się wyłącznie na kwestii składania dokumentów finansowych przez spółkę z o. o. – niejako dla uproszczenia sprawy.
Przedsiębiorcy, którzy – delikatnie mówiąc – swobodnie podchodzą do obowiązków rejestrowych, często myślą, że nie grożą im w takich przypadkach żadne konsekwencje. Takie myślenie jest pokłosiem rzadkich reakcji organu rejestrowego (czyli KRS) na przekraczanie terminów, czy też całkowite lekceważenie obowiązków w tym zakresie.
Jeśli interesują SPÓŁKI, zajrzyj do innych wpisów tutaj.
Jeżeli potrzebujesz pomocy, zapraszamy do kontaktu – biuro@adwokatagk.pl tel. 322541818
Od 15 marca 2018 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym[1], zgodnie z którą złożenie dokumentów finansowych (wskazanych w art. 69 ustawy o rachunkowości) następuje w formie elektronicznej – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Od tego momentu składanie sprawozdań finansowych przestało być czynnością procesową, a stało się czynnością ewidencyjno-informacyjną. Również badanie, czy obowiązki sprawozdawcze zostały przez podmiot rejestrowy (czyli podlegający rejestracji w KRS) wykonane, następuje za pośrednictwem systemu informatycznego. Przy czym wypada dodać, że badanie to następuje wyłącznie pod względem spełnienia warunków w zasadzie techniczno-formalnych. System informatyczny bowiem bada dokumenty pod względem spełniania wymogów co do struktury logicznej oraz formatu przesłanych plików.[2]
Powyższa zmiana miała na celu[3], oprócz implementacji przepisów unijnych, również odciążenie sądów rejestrowych, które w okresie sprawozdawczym dosłownie zalewane były wnioskami o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych. Obecnie zatem sądy rejestrowe – mając z jednej strony narzędzia do badania, czy obowiązki sprawozdawcze zostały wykonane (w postaci zautomatyzowanego systemu, który bada tą okoliczność); a z drugiej strony – więcej czasu (przynajmniej w założeniu) – mogą częściej niż to miało miejsce dotychczas, skupić się na podejmowaniu działań wobec tych przedsiębiorców, co do których powzięły wiadomość, że obowiązki te [sprawozdawcze] nie zostały wykonane.
Co się stanie, gdy sąd stwierdzi, że dany przedsiębiorca nie złożył w terminie ustawowym, dokumentów finansowych?
Termin na złożenie dokumentów finansowych wynika z art. 69 ustawy o rachunkowości i wynosi 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Z kolei z Kodeksu spółek handlowych wynika termin w którym powinno się odbyć zwyczaje zgromadzenie wspólników, którego przedmiotem jest zatwierdzanie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy – wynosi on 6 miesięcy od daty upływu każdego roku obrotowego. Tym samym w przypadku przeciętnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – termin na złożenie dokumentów finansowych do sądu rejestrowego upływa 15 lipca każdego roku.[4]
Jakie czekają spółkę konsekwencje, w przypadku naruszenia tego terminu (i wyłapania tego faktu przez sąd rejestrowy – co mimo wszystko nadal nie jest regułą).
Etap I – wezwanie
Otóż na początku sąd wezwie przedsiębiorcę do złożenia brakujących dokumentów, wyznaczając mu dodatkowy termin. Długość tego terminu jest sztywno przewidziana przez ustawę, a tym samym sąd nie może wyznaczyć innego terminu (ani dłuższego, ani krótszego). Jako że jest to termin tzw. ustawowy, można co prawda próbować wnosić o jego przywrócenie (nie mylić z przedłużeniem), na zasadach przewidzianych przez Kodeks postępowania cywilnego (dalej: kpc). Jednak w tym konkretnym przypadku istnieje duże prawdopodobieństwo, że przywrócony nie zostanie, nawet jeśli jego niedotrzymanie nastąpiło bez winy strony – a to z powodu braku „ujemnych skutków procesowych” nieprzywrócenia terminu, o czym poniżej.
W praktyce niejednokrotnie zdarza się, że strona, która otrzymała takie wezwanie, wnosi o przedłużenie terminu, z uwagi na trudności w zebraniu odpowiednich dokumentów, czy też z powołaniem na jakiekolwiek inne okoliczności – próbując w ten sposób wykazać dobrą wolę i uniknąć wymierzenia grzywny. Jednak podkreślić należy, że dobra wola nie ma tu nic dorzeczy, a na korzyść strony przemawia jedynie fakt, że w razie wykonania obowiązków, do których wezwał ją sąd rejestrowy, nawet po terminie, a co więcej – nawet już po wymierzeniu grzywny – postępowanie w przedmiocie grzywny zostanie umorzone. To właśnie ta okoliczność – czyli możliwość złożenia dokumentów w każdym czasie, skutkująca umorzeniem postępowania przymuszającego – powoduje, że w zasadzie na przywrócenie tego terminu nie ma szans.
Wezwanie następuje pod rygorem zastosowania grzywny. Na tym etapie grzywna nie musi być skonkretyzowana kwotowo.
Wezwanie takie winno mieć formę postanowienia, które jest zaskarżalne zażaleniem.
Ostatecznie, z aspektów formalnych wskazać należy, że adresatem takiego postanowienia będzie nie sam podmiot podlegający wpisowi do rejestru (czyli spółka), tylko osoba obowiązana do złożenia tych dokumentów, czyli w przypadku spółek z o. o., będą to poszczególni członkowie zarządu.
Etap II – nałożenie grzywny
W przypadku, gdy podmiot w dalszym ciągu nie wykona obowiązku złożenia dokumentów w zakreślonym przez sąd rejestrowy terminie, wówczas sąd nałoży na niego grzywnę, którą w poprzednim postanowieniu groził. Nałożenie grzywny jest w tej sytuacji obligatoryjne, dlatego sąd nie może od niego odstąpić z jakichkolwiek przyczyn – czy to trudna sytuacja przedsiębiorcy, czy niemożliwość skompletowania dokumentów z przypadków losowych.
Nałożenie grzywny następuje również w postaci postanowienia, podlegającego zaskarżeniu.
Sama grzywna nakładana jest w wysokości określonej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego, o egzekucji świadczeń niepieniężnych. Obecnie jej wysokość w jednym postanowieniu nie może przekroczyć 15.000,00 zł[5].
Oczywiście kwoty tej sąd nie może ustanawiać dowolnie, lecz powinien ją dostosować do sytuacji majątkowej osoby zobowiązanej [do wykonania obowiązku], a także, jak podają niektórzy komentatorzy, do istotności danych, co do których nie dokonano obowiązku ich zgłoszenia do rejestru.
Kwota grzywien powinna być taka sama dla każdego z członków zarządu. Tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zróżnicowanie tej kwoty wobec poszczególnych osób wchodzących w skład organu, czy nawet nałożenie jej tylko na niektóre osoby. Dotyczy to jednak sytuacji, gdy przykładowo jeden z członków zarządu wykaże przed sądem obiektywną niemożliwość złożenia dokumentów (np. ze względu na długotrwałą hospitalizację). Wówczas grzywna zostanie nałożona tylko na pozostałych członków zarządu, z pominięciem tego jednego.
Ze względu na odesłanie do regulacji Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych, bardzo istotne znacznie ma również fakt, że grzywny nałożonej w rejestrowym postępowaniu przymuszającym, sąd nie może zamienić na areszt, co jest zasadą właśnie przy egzekucji świadczeń niepieniężnych w kpc. Zatem w sytuacji, gdy zarząd spółki nadal nie będzie wykonywał swych obowiązków, jego członkowie nie muszą się obawiać aresztu. Niemniej jednak, grzywna podlega ściągnięciu przez komornika.
Wydaje się to oczywiste, jednak na przestrzeni zmian tego postępowania i poszczególnych nowelizacji ustawy o KRS, wcale to takie oczywiste nie było – istniały bowiem w doktrynie wątpliwości, czy w razie niewpłacenia grzywny w terminie, jedyną możliwością sądu nie jest przejście do umorzenia postępowania (ze względu na fakt, iż nie doprowadzi ono do spełnienia obowiązku). To są jednak rozważania teoretyczne i dotyczące głównie nieaktualnego już stanu prawnego, dlatego nie ma sensu poświęcać im więcej uwagi.
Etap III – ponawianie grzywny
W sytuacji dalszej bierności przedsiębiorcy, sąd rejestrowy może kolejnymi postanowieniami ponawiać grzywnę, ponawiając zarazem powyższą procedurę wezwania. Przy czym już przy drugim wezwaniu, sąd nie jest związany koniecznością wyznaczenia terminu 7-dniowego. W takiej sytuacji termin może być dowolnie wyznaczony przez sąd. Za drugim razem, nadal stosuje się ograniczenie do 15.000,00 zł, jednak w razie kolejnych wezwań i grzywien – ta kwota nie stanowi już limitu, na rzecz łącznego limitu wszystkich grzywien w danej sprawie, który nie może przekroczyć miliona złotych.
Etap IV – umorzenie postępowania
Kolejnym etapem w sprawie będzie umorzenie postępowania. Nastąpi ono zarówno w sytuacji gdy któreś z wezwań w końcu przyniesie żądany efekt, tj. doprowadzi do złożenia odpowiednich dokumentów w rejestrze, jak i w przypadku gdy z okoliczności sprawy będzie wynikało, że postępowanie i tak nie doprowadzi do spełnienia tego obowiązku (np. mimo nałożenia wielu grzywien, po stronie podmiotu i tak nadal jest „cisza”).
Co ciekawe, a dla przedsiębiorcy nawet moim zdaniem najważniejsze: w razie wykonania obowiązku, do którego w ramach postępowania przymuszającego wezwał nas sąd, nawet jeśli to wykonani nastąpi po terminie (wyznaczonym przez sąd w pierwszym lub kolejnych wezwaniach), czy też nawet już po nałożeniu pierwszej lub kolejnych grzywien – wszelkie niezapłacone do tego czasu grzywny, podlegają umorzeniu. Grzywny już zapłacone czy ściągnięte przez komornika, nie zostaną zwrócone. Ale grzywny niezapłacone czy też takie, co do których komornik jeszcze nie zdążył ich ściągnąć – zostaną umorzone. Powyższa informacja jest o tyle istotna, że może motywować do złożenia odpowiednich dokumentów, nawet mimo przekroczenia wszelkich terminów, czy też negatywnej odpowiedzi sądu na wnioski o przedłużenie terminu. Dlatego jeśli jakiś podmiot nie dopełnił ciążącego na nim obowiązku mimo starań – bo z różnych względów nie mógł – to należy i tak dążyć do ich spełnienia, niezależnie od terminu. Oczywiście nie twierdzę, że taki mechanizm zadziała na każdego. Zawsze znajdą się podmioty, które lekceważą przepisy z premedytacją i z założenia.
Etap V – rozwiązanie spółki
W sytuacji, gdy mimo prowadzenia postępowania przymuszającego, spółka nie złożyła sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe, wówczas sąd rejestrowy może wszcząć odrębne postępowanie w przedmiocie rozwiązania spółki. Wówczas to sąd szuka ewentualnego majątku spółki i sprawdza czy prowadzi ona działalność operacyjną. W celu ustalenia tych okoliczności sąd posługuje się dokumentami rejestrowymi spółki, jak również może (ale nie musi) się zwrócić do organów skarbowych innych organów administracji państwowej czy organizacji społecznych. Jeśli spółka nie ma ani majątku, ani nie prowadzi działalności. O “martwych spółkach” pisałam tutaj.
Cel regulacji
Celem takiego postępowania jest przymuszenie podmiotu do podjęcia działań, zmierzających do złożenia do rejestru odpowiednich dokumentów, które będą odzwierciedlały rzeczywisty stan faktyczny spółki lub też, których złożenie jest po prostu obowiązkowe, a nie jego karanie za niedotrzymanie terminów. Zatem w sytuacji gdy obowiązki te zostały w prawdzie spełnione, ale po terminie – wówczas sąd rejestrowy nie może skorzystać z ww. regulacji.
SCHEMAT (do pobrania w .pdf)
Podstawa prawna:
Art. 24 i 25a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, tekst jedn. Dz. U. 2019.1500 z późn. zm.;
Art. 69 ustawy z dnia 29 2rześnia 1994 r. o rachunkowości, tekst jedn. Dz. U. 2019.351 z późn. zm.;
Art. 231 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, tekst jedn. Dz. U. 2019.505 z późn. zm.;
Art. 1052 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego Dz. U. 2019.1460;
[1] Ustawa z 26.01.2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i niektórych innych ustaw, Dz. U. 2018.398.
[2] § 5 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 marca 2018 r. w sprawie sposobu składania zgłoszeń, sposobu i trybu komunikacji ze zgłaszającym oraz sposobu i trybu weryfikacji dołączonych do zgłoszenia dokumentów
[3] Druk Sejmowy 2067 z 23.11.2017 r.
[4] Jest to oczywiście uśrednienie, w którym spółka ma rok obrotowy pokrywający się z rokiem kalendarzowym i odbyła zwyczajne zgromadzenie wspólników w ostatnim dniu terminu, czyli 30 czerwca danego roku kalendarzowego.
[5] Art. 1052 k.p.c.
