Co to jest forma pisemna dokumentu? Jaka jest różnica między formą pisemną a formą dokumentową? Co to jest forma elektroniczna? Gdzie w tym wszystkim jest email? Forma pisemna dokumentu a email.

Inne wpisy na temat prawa cywilnego znajdą Państwo tutaj.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą dla osób prywatnych i dla przedsiębiorców.

[lwptoc]

Wprowadzenie

W 2016 r. do kodeksu cywilnego wprowadzono nowe formy, w jakich można dokonać czynności prawnej. Czy to oznacza, że kodeks cywilny idzie z duchem czasu? Nie do końca, ale wolnymi kroczkami tak. W końcu uznano, że dokument to nie tylko papier, że istnieje coś takiego jak np. email. Tempo zmian nie jest duże. Klasyczna, a precyzyjnie mówiąc, zwykła forma pisemna nadal ma się dobrze.

Innymi słowy, kodeks cywilny oficjalnie uznał, że istnieje coś takiego jak np. email, czy dokument elektroniczny.  Czynności cywilnoprawne teoretycznie mogą być sporządzane w tych formach. Jednak nie można zapominać, że tak sporządzone dokumenty, nie zawsze zastąpią zwykłą formę pisemną. Pojęcia te nie pokrywają się w pełni. I jeżeli ustawa lub umowa przewiduje formę pisemną, to lepiej jej dochować.

Zatem jaka jest zatem różnica między dokumentem, formą dokumentową, a formą pisemną.

Dokument

W kodeksie cywilnym znajdziemy bardzo szeroką definicję pojęcia dokument. Dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z treścią tej informacji. Będzie to zatem nie tylko kartka papieru z oświadczeniem, ale również email, plik zapisany na płycie CD, czy oświadczenie zapisane w systemie informatycznym.

Forma dokumentowa

Zarówno w przepisach prawa, jak w umowie, można zastrzec, że dane oświadczenie ma być sporządzone w formie dokumentowej. Co to zatem jest? Zgodnie z kodeksem cywilnym, do zachowania formy dokumentowej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli, w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która je złożyła.

Zatem do oświadczeń w formie dokumentowej zaliczamy zarówno oświadczenie sporządzone w zwykłej formie pisemnej, w formach notarialnych, formie elektronicznej (o niej poniżej), jak i w innej, np. email, jeżeli potrafimy stwierdzić kto tę wiadomość podpisał, plik zapisany na płycie CD, o ile potrafimy stwierdzić kto ten plik podpisał. Dokumenty wysyłane przez systemy elektroniczne, które potwierdzają naszą tożsamość. Np. wnioski wysyłane przez system bankowości elektronicznej, system ePUAP itp.

Dokumentowa forma to pojęcie szerokie, zawierające w sobie wszystkie formy w jakich można złożyć oświadczenie, pod warunkiem jednak, że można następnie ustalić, kto oświadczenie złożył.

Forma elektroniczna

Forma elektroniczna, to szczególny rodzaj formy dokumentowej. Oświadczenie woli ma formę elektroniczną, o ile zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Czyli zwykły email, choć w znaczeniu potocznym ma formę elektroniczną, nie jest jednak dokumentem elektronicznym w rozumieniu kodeksu cywilnego. Email będzie dokumentem elektronicznym w rozumieniu prawa cywilnego, tylko o ile będzie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dodatkowo, zgodnie z kodeksem cywilnym, jeżeli oświadczenie zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to uznaje się, iż dokument taki jest równoważny z dokumentem w formie pisemnej.

Zwykła forma pisemna

Gdzie w tym wszystkim jest forma pisemna. Dla zachowania tej formy konieczne jest własnoręczne podpisanie treści oświadczenia, w tym oświadczenia woli. Treść oświadczenia może być wydrukowana, ale podpis musi być odręczny. Tak stworzone oświadczenie jest dokumentem i spełnia przesłanki formy dokumentowej.

Podsumowanie

Innymi słowy, każdy dokument przygotowany w formie pisemnej ma formę dokumentową i jest dokumentem. Nie każdy dokument sporządzony w formie dokumentowej i formalnie będący dokumentem, spełnia przesłanki wymagane dla formy pisemnej.

Powyższe ma istotne znaczenie praktyczne, gdy przepisy wymagają od nas sporządzenia oświadczenia w formie pisemnej. Niedochowanie zastrzeżonej formy, w tym formy pisemnej będzie mieć różne skutki. Innymi słowy, jak na razie, nie każde oświadczenie zastąpimy np. mailem.

Jeżeli potrzebujesz:

• porady prawnej z zakresu prawa cywilnego lub gospodarczego,
• pomocy w prowadzeniu sprawy na etapie przedsądowym lub sądowym,

zapraszamy do kontaktu – adwokat Katowice – biuro@adwokatagk.pl tel. 322541818

Podstawa prawna: Kodeks cywilny

Stan prawny: 04.2021 r.